Allgemeine Informationen #
Im Bereich „Vergütungsteile“ können zusätzliche oder geänderte Vergütungsbestandteile zu einem bestehenden Vertrag erfasst werden. Der Bereich wird genutzt, wenn sich einzelne Bestandteile einer Vergütung ändern, obwohl bereits ein Vertrag vorhanden ist.
Die bestehende Vergütung wird dabei nicht direkt überschrieben. Stattdessen wird aus einer vorhandenen Quellvergütung ein neuer Vertrag erzeugt, in dem der neue oder geänderte Vergütungsbestandteil berücksichtigt wird. So bleiben die ursprünglichen Vertragsdaten nachvollziehbar erhalten und die Änderung wird über einen neuen Vertrag abgebildet.
Wichtig: Wenn sich mehrere Vergütungsteile zeitlich überschneiden oder ein Vergütungsteil ein festes Ablaufdatum besitzt, kann TOPqw automatisch mehrere Zeitabschnitte bilden. Für diese Zeitabschnitte werden anschließend die passenden Verträge erzeugt. Dadurch können auch zeitlich begrenzte Änderungen sauber abgebildet und in die neuen Vereinbarungen übernommen werden.
Hauptformular #
Im Hauptformular werden alle Vergütungsteile angezeigt, die zur aktuell ausgewählten Einrichtung gehören.
In der Tabelle sind die wichtigsten Informationen zum jeweiligen Vergütungsteil sichtbar, zum Beispiel Hilfebedarfsgruppe, Bezeichnung, Gültigkeitszeitraum, Betrag, Ablauf fix, Erstellt am und Erstellt von.
Über die Schaltflächen im oberen Bereich können neue Vergütungsteile angelegt, vorhandene Einträge gelöscht, die Übersicht exportiert oder die Tabelle durchsucht bzw. gefiltert werden.
Neuen Vergütungsbestandteil anlegen #
Ein neuer Vergütungsbestandteil wird über den Button „+“ angelegt.
Nach dem Klick öffnet sich die Maske „Neuen Vergütungsbestandteil anlegen“. Die Erfassung erfolgt in drei Schritten:
- Grunddaten
- Vergütungsdaten
- Zusammenfassung
Schritt 1 – Grunddaten #
Im Bereich „Grunddaten“ werden die grundlegenden Angaben zum Vergütungsteil eingetragen.
Dazu gehören:
- Gültig von
- Gültig bis
- Ablauf fix
- Hilfebedarfsgruppe
- Bezeichnung
- Betrag
Nachdem zunächst der Gültigkeitszeitraum angegeben wurde, wird die Auswahl der Hilfebedarfsgruppe mit den verfügbaren Einträgen befüllt.
Die Auswahl richtet sich nach dem eingegebenen Gültig-von-Datum. Es werden nur Hilfebedarfsgruppen angezeigt, die zu diesem Zeitpunkt gültig sind und für die Verwendung als Vergütungsteil freigeschaltet wurden.
Die ausgewählte Hilfebedarfsgruppe bildet den Vergütungsbestandteil ab, der im neuen Vertrag geändert oder zusätzlich berücksichtigt werden soll.
Die Bezeichnung sollte eindeutig sein, damit später nachvollziehbar ist, wofür der Vergütungsbestandteil angelegt wurde.
Über Gültig von und Gültig bis wird der Zeitraum für die zu erstellende Vergütung festgelegt. Das Gültig-bis-Datum darf nicht vor dem Gültig-von-Datum liegen.
Im Feld Betrag wird der Wert des Vergütungsbestandteils eingetragen.
Mit „Ablauf fix“ wird festgelegt, dass der Vergütungsbestandteil ein festes Ende besitzt.
Ist der Haken gesetzt, wird der Vergütungsbestandteil nur für den angegebenen Zeitraum übernommen. Nach dem Ende dieses Zeitraums erstellt TOPqw automatisch einen zusätzlichen Folgevertrag.
In diesem Folgevertrag wird der Betrag des abgelaufenen Vergütungsteils auf 0,00 € gesetzt. So wird der Vergütungsbestandteil nach seinem Ablauf fachlich beendet und nicht versehentlich in nachfolgende Vergütungen übernommen.
Schritt 2 – Vergütungsdaten #
Im Bereich „Vergütungsdaten“ wird die Quellvergütung ausgewählt.
Die Quellvergütung ist die vorhandene Vergütung, auf deren Grundlage der neue Vertrag erstellt wird. TOPqw übernimmt daraus die bestehenden Vertrags- und Vergütungsdaten und ergänzt diese um den neuen Vergütungsbestandteil.
Der neue Vertrag muss dadurch nicht vollständig neu erfasst werden, sondern wird aus der ausgewählten Quellvergütung abgeleitet.
Zusätzlich kann festgelegt werden, ob beim neu erzeugten Vertrag direkt ein Datum für „Versandt am“ oder „Vereinbart am“ gesetzt werden soll.
Wenn einer der Haken gesetzt wird, muss das jeweilige Datum eingetragen werden. Das Datum wird anschließend beim erzeugten Vertrag übernommen.
Hinweis:
Wird ein „Vereinbart am“-Datum gesetzt und greift für den erzeugten Vertrag das Vier-Augen-Prinzip, muss dieses Datum im Nachgang freigegeben werden.
Schritt 3 – Zusammenfassung #
In der Zusammenfassung wird angezeigt, welche Zeiträume bzw. Verträge auf Grundlage der Eingaben entstehen würden.
Die Zusammenfassung sollte vor dem Abschluss geprüft werden, da aus einem Vergütungsbestandteil unter Umständen mehrere Vertragszeiträume entstehen können. Das kann zum Beispiel passieren, wenn sich Vergütungsteile zeitlich überschneiden oder ein Vergütungsteil ein festes Ablaufdatum besitzt.
Fertigstellen #
Der Vorgang kann über „Fertigstellen“ abgeschlossen werden, sobald alle notwendigen Angaben vollständig und plausibel sind.
Beim Fertigstellen wird der Vergütungsbestandteil gespeichert. Anschließend erstellt TOPqw auf Grundlage der Quellvergütung die benötigten neuen Verträge.
Die erzeugten Verträge werden intern mit dem Vergütungsteil verknüpft. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Vereinbarungen auf Grundlage dieses Vergütungsbestandteils erstellt wurden.
Nach dem Fertigstellen wird die Maske geschlossen und die Übersicht im Hauptformular aktualisiert.
Vergütungsteil löschen #
Ein Vergütungsteil kann im Hauptformular ausgewählt und über „-“ entfernt werden.
Beim Löschen prüft TOPqw zuerst, ob die auf Grundlage des Vergütungsteils erzeugten Verträge noch entfernt werden dürfen.
Ein Vergütungsteil kann nicht gelöscht werden, wenn mindestens einer der erzeugten Verträge bereits weiterverarbeitet wurde.
Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein erzeugter Vertrag bereits:
- versandt wurde,
- abgelehnt wurde,
- vereinbart wurde,
- oder bereits über die Schnittstelle exportiert wurde.
In diesen Fällen wird der Löschvorgang abgebrochen und es erscheint eine entsprechende Hinweismeldung.
Kann das Vergütungsteil gelöscht werden, werden auch die zugehörigen erzeugten Verträge sowie die interne Verknüpfung zum Vergütungsteil entfernt.
Hilfebedarfsgruppe für Vergütungsteile freischalten #
Damit eine Hilfebedarfsgruppe beim Anlegen eines Vergütungsteils ausgewählt werden kann, muss sie zuvor für Vergütungsteile freigeschaltet sein.
Die Freischaltung erfolgt über:
Daten → Hilfebedarfsgruppen
Dort wird zunächst der passende Hilfebedarfsgruppenzeitraum ausgewählt. Anschließend wird in der unteren Tabelle ganz nach rechts gescrollt.
In der unteren Tabelle wird ganz nach rechts gescrollt. Dort befindet sich die Spalte „Vergütungsteil“.
Bei den Einträgen, die später beim Anlegen eines Vergütungsteils auswählbar sein sollen, wird in dieser Spalte der Haken gesetzt.
Nach dem Speichern stehen diese Einträge im Bereich „Vergütungsteile“ zur Auswahl.
Kurzablauf #
Der Bereich „Vergütungsteile“ folgt grundsätzlich diesem Ablauf:
- Bereich „Vergütungsteile“ öffnen
- Vorhandene Vergütungsteile prüfen
- Über „Neu“ einen neuen Vergütungsbestandteil anlegen
- Grunddaten eintragen
- Quellvergütung auswählen
- Optional Versand- oder Vereinbarungsdatum setzen
- Zusammenfassung prüfen
- Vorgang über „Fertigstellen“ abschließen
- Übersicht kontrollieren