BE Verfahren #
Betriebserlaubnisverfahren (BE)
Als Einrichtung oder Einrichtungsträger haben Sie hier die Möglichkeit das Betriebserlaubnisverfahren (BE-Verfahren) für Ihre Einrichtung einzusehen und zu starten.
Sie können Ihre Anträge im BE-Verfahren erstellen, bearbeiten und versenden. Wenn ein Antrag auf versandt steht, ist eine nachträgliche Änderung der Daten nicht mehr möglich.
Als Einrichtungsträger können Sie alle BE-Verfahren Ihrer Einrichtungen einzusehen.
Wählen Sie die Antragsart in der Auswahlbox aus und füllen Sie im Anschluss die hierfür notwendigen Felder aus.
Diese gliedern sich identisch zu dem Antragsformular in Papierform in drei Bereiche:
Sie haben die Möglichkeit hier Anlagen/Daten zu hinterlegen. Diese Daten sind dann auch in TOPqw abrufbar.
Leistung
Personal
Haben Sie alle notwendigen Daten hinterlegt und die Bedingungen zum elektronischen Versand akzeptiert, können Sie Ihren Antrag elektronisch versenden.
Die Bedingungen erreichen Sie mit einem Klick auf das Wort „Bedingungen“.
Das Landesjugendamt erhält nun eine Information, dass ein neuer Antrag vorliegt und kann diesen Antrag dann annehmen. Nach der ersten Sichtung des Antrages erhalten Sie eine Rückmeldung per E-Mail, dass Ihr Eintrag eingegangen ist. Ferner werden Sie darüber hinaus vorab per E-Mail benachrichtigt, wenn ein Bescheid über den Postweg bei Ihnen eingeht.
Daher ist es wichtig, dass sowohl beim Träger wie auch beim eventuell eingerichteten Anwender für Einrichtungen eine gültige E-Mail-Adresse, als Kontakt hinterlegt ist.
Mitteilungsdialog
Arbeiten Sie mit mehreren Anwendern an einem Antrag oder möchten Sie dem örtlichen Jugendhilfeträger oder auch dem Landesjugendamt zu einer Position eine Anmerkung oder einen Kommentar übermitteln, so steht Ihnen eine entsprechende Funktion zur Verfügung.
Setzten Sie die Option, dass dieser Kommentar „Privat“ ist, so ist diese Nachricht nur für den Anwender in Ihrer Gruppe (Einrichtungsträger und Einrichtung) sichtbar. 
Administration #
Als Einrichtung können Sie ihr Passwort neu definieren.
Als Einrichtungsträger haben Sie die Möglichkeit über den Punkt Benutzer-Management neue Anwender zu erstellen und diese dann den Ihnen unterstellten Einrichtungen zuzuweisen.
Zusätzlich können Sie dem Anwender das Recht erteilen, das BE Verfahren zu verwenden. Ebenfalls können Sie dem Anwender die Bereiche Stammdaten und Administration zur Bearbeitung freigeben.
Wichtig: Die Passwörter der vom Einrichtungsträger eingerichteten Anwender können nur vom Anwender selbst, sofern berechtigt, oder vom Einrichtungsträger geändert, aber nicht ausgelesen, werden.
Das Passwort des Einrichtungsträgers kann auf Anfrage vom Landesjugendamt zurückgesetzt, aber nicht ausgelesen werden.
Optionen bearbeiten #
Als Administrator können Sie unter Administration → Optionen bearbeiten diverse Änderungen vornehmen.
Unter anderem über welchen Kartenanbieter die Einrichtungen angezeigt werden sollen oder welche Informationen der Stammdaten angezeigt werden sollen.
Leit- und Hilfetexte bearbeiten #
Editieren Sie als Administrator diverse Texte, die TOPqw Web an vordefinierter Stelle anzeigt.
Stammdaten #
Als Einrichtungsträger sehen Sie alle Ihnen zugeordneten Einrichtungen.
Als Einrichtung erscheinen alle Einrichtungen, die Ihnen Ihr Einrichtungsträger zugewiesen hat.
Sie können die Kontaktdaten (
) und die Ansprechpartner (
) der angezeigten Einrichtung editieren.
Kontaktdaten der Einrichtung
Sie können Ihre allgemeinen Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail hier bearbeiten.
