Im ersten Schritt muss für das Verfahren „Trennung der Grundpauschale“ ein Stichtag gesetzt werden. Diesen kann man unter Extras → Administration → Einstellungen setzen. Dazu sucht man in der Tabelle die Einstellung „Vereinbarung.TrennungGP.Stichtag“ und gibt dort das gewünschte Datum ein.
Als nächstes müssen dann für die einzelnen Einrichtungstypen die Hilfebedarfsgruppen angepasst werden. Diese Einstellung ist unter Daten → Hilfebedarfsgruppe zu erreichen.
In dem Formular wählt man den gewünschten Einrichtungstyp aus und kann dann in der darunter liegenden Tabelle für jede Hilfebedarfsgruppe die Einstellung „GP-Trennung“ vornehmen.
Nachdem die Einstellungen vorgenommen wurden, werden ab dem Erreichen des Stichtags neue Vergütungen mit der Trennung der Grundpauschale erstellt. Voraussetzung dafür ist, dass die Einrichtung einem Einrichtungstyp zugeordnet ist, für den die Grundpauschalen-Trennung konfiguriert wurde.
Die Eingabe der Daten ist dann in der „GP“-Spalte nicht mehr möglich. Werte die in den Spalten „U“ und „V“ stehen, werden summiert und in der Spalte „GP“ eingetragen.
Assistent für die initiale Umstellung der Vergütungen #
Der Assistent für die Umstellung ist in TOPqw in dem Menü Extras → Administration → Aktualisierung GP-Trennung zu finden.
Nachdem der Assistent gestartet wurde, muss im ersten Schritt der Einrichtungstyp, für den die Umstellung durchgeführt werden soll, ausgewählt werden.
Die Umstellung kann immer nur für einen Einrichtungstyp pro Durchgang erfolgen. Wurde eine Auswahl getroffen, so wird der Button Weiter freigegeben.
1. Schritt des Assistenten – Auswahl des Einrichtungstyps
Im nächsten Schritt erhält man eine Übersicht aller Vereinbarungen des Einrichtungstyps die zum Stichtag gültig sind. Hier muss nun eine Auswahl getroffen werden, welche Vereinbarungen umgestellt werden.
Die Auswahl kann zum einen einzeln durch setzen eines Harken in der ersten Spalte erfolgen, oder über den Button 
unterhalb der Tabelle.
Über die Option „Exakte Kopie der Vereinbarung (‚Gültig von‘ und ‚Gültig bis‘ bleiben erhalten)“ wird gesteuert, dass bei gesetztem Harken die ausgewählten Vereinbarungen kopiert werden und die Grundpauschale in Unterkunft und Verpflegung getrennt wird.
Entfernt man den Harken, so wird für die neuen Vereinbarungen das „Gültig von“-Datum auf den Stichtag gesetzt. Das „Gültig bis“-Datum wird, wenn es nach dem Stichtag liegt, aus der Vereinbarung übernommen. Ist es jedoch vor dem Stichtag bleibt das Feld leer und es muss ein Datum eingegeben werden.
Wenn die Auswahl getroffen ist, kann der Vorgang mit einem Klick auf den Button Fertigstellen fortgesetzt werden.
2. Schritt des Assistenten – Auswahl der Vereinbarungen
In dem dritten und letzten Schritt des Assistenten werden nun die Vereinbarungen kopiert und entsprechend der Vorgaben gefüllt.
Jeder erstellte Vertrag wird in der Liste ausgegeben und im unteren Bereich ist ein Fortschrittsbalken zu sehen.
3. Schritt des Assistenten – Erstellung der neuen Vereinbarungen