Hier können Sie E-Mail Benachrichtigungen verfassen die bei Statusänderungen innerhalb des BE-Verfahrens automatisch oder über den Standard-E-Mail-Client an die hinterlegte E-Mail-Adresse der vordefinierten Institution (Träger, Verband, Einrichtungs-Kontakte oder Jugendamt) gesendet werden.
WICHTIG: Beim Verfassen des Vorlagetextes setzen Sie einen Zeilenumbruch mit dem einfügen von #crlf#. Da beim Drücken der ENTER-Taste der Dialog geschlossen wird.
Über den Harken bei „deaktiviert“ können Sie das Senden der E-Mail bei einem Wechsel des Status für die jeweilige Einstellung deaktivieren.
Sie können in den Feldern folgende Platzhalter in den Betreff, der Nachricht und der Signatur der E-Mail einbauen. Diese werden dann durch die Angaben des jeweiligen Bereichs ersetzt.
Bogen:
#GeaendertAm#
#GeaendertVon#
#ErstelltAm#
#ErstelltVon#
#Bezeichnung#
#Bogenstatus#
Einrichtung:
#Einrichtungsname#
#Aktenzeichen#
#Einrichtungkennzeichen#
Einrchtungstypbezeichnung
Träger:
#Traegername#
#TraegerOrt#
#TraegerEMail#
#TraegerGeschaeftsfuehrer#
Returnzeichen (Zeilenumbruch):
#crlf#
Betriebserlaubnis:
#AntragVom#
#Art#
#Stand#
#Posteingang#
#GueltigVon#
#GueltigBis#
#BetriebserlaubnisErstelltAm#
#BetriebserlaubnisErstelltVon#
#BetriebserlaubnisGeaendertAm#
#BetriebserlaubnisGeaendertVon#
#BetriebserlaubnisLayout#
Sachbearbeiter:
#SBAnrede#
#SBVorname#
#SBNachname#
#SBTelefon#
#SBEMail#
#SBLaufzeichen#
BenachrichtigungAn (Quelle)
Träger: hinterlegte E-Mail des Trägers in der Trägertabelle
Einrichtung: E-Mail des Hauptstandorts der Einrichtung (Standorte-Tabelle)
Jugendamt: E-Mail-Adresse(n) aus der Adressen-Tabelle (Alle Jugendämter im gleichen Landkreis wie die Einrichtung der BE) (unter Daten → Adressen → Jugendämter)
Verband: E-Mail aus der Verbandstabelle (unter Daten → Verbände)
Sachbearbeiter: Sachbearbeiter der BE
E-Mail des Benutzerkontos des Sachbearbeiters (TOPqwUser in der User-Tabelle)
Einstellungen
(über Extras → Administration → Einstellungen)
Über die Einstellung „BE_OpenEmailClient“ legen Sie fest, ob das Standard-E-Mailprogramm geöffnet werden soll (Standardeinstellung), oder ob die E-Mail im Hintergrund erstellt werden soll. Sollte bei einem der Teilnehmer keine E-Mail in der Datenbank hinterlegt sein, führt das zum Abbruch des „E-Mail im Hintergrund senden“ ohne weitere Benachrichtigung.
Damit E-Mails im Hintergrund gesendet werden können, müssen folgenden TOPqw-Einstellungen ausgefüllt sein.
Die Einstellungen des Mailservers, der Sender-E-Mail und einer Support-E-Mail stellen Sie unter Extras → Administration → Einstellungen (die Werte müssen in der Spalte ‚WertMEMO‘ eingetragen werden) ein.
| USID | Einstellung | WertMEMO |
| 0 | MailServerAddress | Serveradresse des Mailservers |
| 0 | MailServerEmail | Benutzername des Mail-Accounts für den Versandt |
| 0 | MailServerPassword | Passwort des Mail-Accounts für den Versandt |
| 0 | SupportMailto | Support-Mail-Adresse falls für den Sachbearbeiter keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist |